Hvad skal en APV indeholde?
En APV er lovpligtig. Men hvad skal der rent faktisk stå i den, og hvordan ved du om din nuværende APV opfylder kravene?
Kort svar: En APV er et værktøj til at skabe overblik over arbejdsmiljøet i virksomheden. Formålet er at identificere forhold, der kan påvirke sikkerhed og trivsel, og at planlægge hvordan de håndteres.
Hvad er en APV, og hvem skal have en?
APV står for arbejdspladsvurdering og er en systematisk gennemgang af arbejdsmiljøet i din virksomhed, fysisk, psykisk og kemisk. Formålet er ikke at udfylde et skema for at være på den sikre side. Det er at identificere de reelle risici, vurdere deres alvor og sikre at der rent faktisk sker noget ved dem.
Alle virksomheder med ansatte skal have en APV, uanset branche og størrelse. Det gælder både for en byggeplads med 50 medarbejdere og et anlægsgartnerfirma med 8 mand. APV’en skal revideres mindst hvert tredje år, eller når der sker væsentlige ændringer i arbejdet, efter arbejdsulykker, eller når medarbejdere eller arbejdsmiljørepræsentanten beder om det.
De centrale trin i en APV
En arbejdspladsvurdering (APV) gennemføres typisk som en proces i flere trin. Formålet er at få overblik over arbejdsmiljøet, prioritere de vigtigste udfordringer og følge op på de tiltag, der sættes i gang.
En APV vil ofte indeholde:
Afdækning og risikovurdering
Første skridt i en APV er at få overblik over arbejdsmiljøet i virksomheden. Det handler om at identificere forhold i arbejdet, som kan påvirke sikkerhed, sundhed eller trivsel.
Kortlægningen kan blandt andet omfatte forhold som:
- tunge løft og arbejdsstillinger
- støj og andre fysiske påvirkninger
- arbejdspres og samarbejde
- risiko for ulykker i arbejdet
Formålet er at få et realistisk billede af hverdagen på arbejdspladsen. Derfor er det vigtigt at inddrage medarbejderne i processen, da de kender de daglige arbejdsgange og ofte kan pege på forhold, der ellers kan være svære at få øje på.
Når forholdene er kortlagt, kan virksomheden tage stilling til hvilke problemer, der bør håndteres først, og hvordan de bedst løses.
Handlingsplan
Når problemerne i arbejdsmiljøet er identificeret, bør der laves en skriftlig handlingsplan for hvordan de håndteres. Handlingsplanen beskriver typisk, hvad der skal gøres, hvem der er ansvarlig, og hvornår tiltaget forventes gennemført.
En god handlingsplan er konkret. Det gør det lettere at følge op på, om løsningen faktisk bliver gennemført. For eksempel:
“Opsætte rækværk ved arbejde på taget inden 1. juni. Ansvarlig: NAVN”
En formulering som “vi ser på det senere” gør det derimod svært at følge op på.
Handlingsplanen bør være tilgængelig i virksomheden, så både ledelse og medarbejdere kan følge med i hvilke forbedringer, der er planlagt. Nogle problemer kan løses med det samme, mens andre kræver en planlagt indsats over tid. Handlingsplanen bruges især til de forhold, der ikke kan løses med det samme.
Gennemførelse og opfølgning
Det er ikke nok at lave en plan. I skal gennemføre de løsninger og forebyggende tiltag, I har besluttet. Når tiltagene har fungeret i en periode, skal I følge op og tjekke om de har virket efter hensigten. Hvis ikke, skal I finde en anden løsning og opdatere jeres handlingsplan.
Er problemerne faktisk løst? APV’en skal dokumentere at handlingsplanen er gennemført. Mange virksomheder fejler her, ikke fordi de ikke handler, men fordi de glemmer at skrive det ned.
Den hyppigste fejl
De fleste virksomheder udfylder risikovurderingen og laver en handlingsplan, men glemmer opfølgningen.
Mangler du et enkelt værktøj til APV? VideoVicer tilbyder brugervenlige APV-skabeloner, der hjælper virksomheder inden for byggeri og anlæg, lager og logistik, engros, transport, landbrug, metalindustrien og den maritime branche med at få overblik over arbejdsmiljøet og følge op på forbedringer.
Har du ikke styr på dokumentationen?
VideoVicer hjælper virksomheder inden for byggeri og anlæg, lager og logistik, engros, transport, landbrug, metalindustrien og den maritime branche med at lave APV’en så den ikke bare er et papir.
Sådan laver du APV’en trin for trin
En APV behøver ikke være et bureaukratisk mareridt. Processen er logisk og overskuelig, hvis du ved hvad du skal igennem.
1. Involver medarbejderne fra start
Når der arbejdes med APV, er det vigtigt at inddrage medarbejderne i processen. De kender de daglige arbejdsgange og kan ofte pege på forhold i arbejdet, som ellers kan være svære at få øje på.
I virksomheder med en arbejdsmiljøorganisation (AMO) deltager arbejdsmiljøgruppen typisk i planlægning, gennemførelse og opfølgning på APV. I mindre virksomheder uden AMO kan medarbejderne inddrages på andre måder.
Det kan for eksempel ske gennem:
- spørgeskemaer til medarbejderne
- fælles gennemgang af arbejdspladsen
- dialogmøder om arbejdsmiljøet
Det er en god idé at kunne dokumentere, hvordan medarbejderne har været inddraget i processen. Det kan for eksempel være gennem referater, spørgeskemabesvarelser eller notater fra møder.
2. Afdæk arbejdsmiljøforholdene
Næste skridt er at få et overblik over de forhold i arbejdet, der kan påvirke sikkerhed, sundhed eller trivsel. Det kan for eksempel være gennem en gennemgang af arbejdspladsen, dialog med medarbejderne eller et spørgeskema.
Kortlægningen kan blandt andet omfatte:
Fysiske forhold
For eksempel tunge løft, arbejdsstillinger, støj, vibrationer eller risiko for ulykker i arbejdet.
Psykiske forhold
For eksempel arbejdspres, samarbejde, uklare roller eller konflikter.
Andre forhold i arbejdet
For eksempel påvirkninger fra materialer, støv eller andre forhold i arbejdsmiljøet.
Når forholdene er kortlagt, kan virksomheden vurdere hvilke problemer, der bør prioriteres først. Her kan medarbejdernes erfaringer være en vigtig kilde til viden, da de kender de daglige arbejdsgange og ofte kan pege på risici i arbejdet.
En struktureret tjekliste eller et spørgeskema kan gøre det lettere at få et samlet overblik over arbejdsmiljøet.
3. Se på eventuelle mønstre i arbejdsmiljøet
I arbejdet med APV kan virksomheden også overveje, om arbejdsmiljøforhold kan have betydning for trivsel og fravær. Et overblik over fravær i forskellige funktioner eller arbejdsområder kan nogle gange give indikationer på, hvor der kan være behov for at se nærmere på arbejdsmiljøet.
Formålet er ikke at fokusere på den enkelte medarbejder, men at få øje på eventuelle mønstre i arbejdet, som kan forbedres.
4. Prioriter og skriv en konkret handlingsplan
Du behøver ikke løse alt på én gang, men du skal tage stilling til rækkefølgen. Start med det, der udgør den største risiko for alvorlige ulykker eller varige helbredsskader.
For hvert problem på prioriteringslisten skal der være en konkret handlingsplan med tre faste elementer: hvad der gøres, hvem der er ansvarlig, og hvornår det er færdigt.
Handlingsplanen skal være så konkret, at en udenforstående kan læse den og forstå præcis hvad der skal ske. Nogle problemer kan løses hurtigt og billigt. Andre kræver investeringer eller større organisatoriske ændringer. En realistisk prioritering tager højde for begge dele, men den må aldrig bruges som undskyldning for at lade alvorlige risici ligge ubehandlet i årevis.
En handlingsplan, der aldrig afsluttes, er ikke bedre end ingen handlingsplan. Sæt realistiske deadlines og hold dem. Mangler der ressourcer til at gennemføre en løsning inden for den satte frist, skal det noteres i APV’en, og der skal sættes en ny dato. Det viser, at I følger op, selv når tingene tager tid.
5. Gennemfør handlingsplanen
Sæt de besluttede løsninger og forebyggende tiltag i gang. Det lyder nemt, men mange virksomheder laver en fin handlingsplan og glemmer så at eksekvere på den. Udpeg en ansvarlig for hvert punkt og følg løbende op på om tingene rent faktisk bliver gjort.
6. Følg op og dokumentér løbende
Når et punkt i handlingsplanen er gennemført, skal I følge op og vurdere om løsningen virker efter hensigten. Hvis den ikke gør, skal I finde en anden løsning og opdatere handlingsplanen. Notér det hele i APV’en med dato og navn på den ansvarlige.
Det lyder banalt, men det er netop her de fleste virksomheder fejler. Man gør noget ved problemet, men skriver det aldrig ned.
7. Sæt dato for næste revision
APV’en skal revideres mindst hvert tredje år. Sæt datoen i APV’en allerede nu, og sørg for at den er i kalenderen hos den ansvarlige. Mange virksomheder opdager for sent, at deres APV er udløbet, simpelthen fordi ingen havde ansvaret for at holde styr på det.
Husk at APV-processen skal gennemføres når det er relevant, altså når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoderne eller arbejdsprocesserne, der kan have betydning for arbejdsmiljøet.
Arbejder du inden for bygge og anlæg, er der særlige hensyn at tage. Branchen er kendetegnet ved et arbejdsmiljø der konstant skifter: nye pladser, nyt mandskab, nye maskiner og varierende arbejdsopgaver fra projekt til projekt. Det stiller særlige krav til APV-arbejdet, fordi den statiske model, hvor man laver en APV og lader den ligge i tre år, ikke passer til branchens virkelighed.
Hvad sker der hvis APV’en mangler eller er mangelfuld?
Arbejdstilsynet gennemfører hvert år over 40.000 tilsyn på danske arbejdspladser.
Kilde: https://at.dk/kend-din-rolle/tilsyn/
Ofte stillede spørgsmål om APV
Hvornår skal APV'en revideres?
Kan en APV laves digitalt?
Skal medarbejderne underskrive APV'en?
Hvem er ansvarlig for APV-processen?
Hvad koster det at få hjælp til APV'en?
Fra APV til dokumenteret instruktion
En APV kortlægger risici, men løser dem ikke. Det næste skridt er at sikre at medarbejderne faktisk er instrueret i de risici APV’en afdækker, og at du kan dokumentere det.
VideoVicer gør det nemt at oprette korte, målrettede instruktionsvideoer til de risici jeres APV identificerer. Medarbejderne kvitterer digitalt for at have set videoen og kan gennem en quiz vise, at de har forstået instruktionen. Samtidig samles dokumentationen ét sted.
Denne artikel er kun til informationsformål og udgør ikke juridisk rådgivning. Kontakt altid en rådgiver eller relevante myndigheder for vejledning om jeres specifikke situation.
Fra APV til dokumenteret instruktion
En APV kortlægger risici, men løser dem ikke. Det næste skridt er at sikre at medarbejderne faktisk er instrueret i de risici APV’en afdækker, og at du kan dokumentere det.
VideoVicer gør det nemt at oprette korte, målrettede instruktionsvideoer til de risici jeres APV identificerer. Medarbejderne kvitterer digitalt for at have set og forstået instruksen, og du har dokumentationen klar til næste tilsyn.