Dokumentation af instruktion og oplæring: Sådan får du styr på det

Hvorfor dokumentere instruktion?

Instruktion af medarbejdere er noget de fleste virksomheder gør som en naturlig del af hverdagen. Når en ny medarbejder starter, viser formanden ham rundt. Når der kommer nyt udstyr, gennemgår man det i fællesskab. Når der er særlige risici på en plads, fortæller man om dem.

Men mundtlig instruktion har en grundlæggende svaghed: den er svær at bevise bagefter. Hvem blev instrueret? I hvad? Hvornår skete det? Og forstod medarbejderen det, der blev sagt? Uden nogen form for dokumentation er svarene på de spørgsmål baseret på hukommelse, og hukommelse er upålidelig.

Dokumentation handler ikke om bureaukrati for bureaukratiets skyld. Det handler om at have noget at vise frem, når det bliver relevant. Det kan være ved en intern gennemgang af arbejdsmiljøet, ved onboarding af nye medarbejdere, ved en ulykke, eller når en kunde eller samarbejdspartner spørger til jeres processer.

Hvad er god dokumentation i praksis?

God dokumentation af instruktion behøver ikke fylde sider. Den skal bare besvare fire spørgsmål:

Hvem er instrueret? Navn på medarbejderen.

Hvad er de instrueret i? Emnet for instruktionen, for eksempel "korrekt brug af stillads" eller "adgangsveje på plads X".

Hvornår skete det? Dato for instruktionen.

Er det forstået? En bekræftelse af at medarbejderen har modtaget og forstået instruksen. Det kan være en underskrift, en digital kvittering eller en quiz.

Hvis I kan svare på de fire spørgsmål for hver medarbejder og hvert emne, har I en solid dokumentation. Det behøver ikke være mere kompliceret end det.

Tre måder at dokumentere instruktion på

Der er grundlæggende tre tilgange til at dokumentere instruktion. De har hver deres styrker og svagheder, og den rigtige løsning afhænger af jeres virksomhed, jeres størrelse og jeres hverdag.

Papir og underskrifter

Den traditionelle tilgang: medarbejderen underskriver et stykke papir efter at have modtaget instruktion. Det er simpelt og kræver ingen teknologi. Til gengæld er det svært at holde styr på papirerne over tid, især i virksomheder med mange medarbejdere eller skiftende arbejdspladser. Papirer forsvinder, bliver våde, eller ender i en bunke, ingen kigger på.

En underskrift dokumenterer desuden kun, at medarbejderen har skrevet under. Den dokumenterer ikke i sig selv at medarbejderen har forstået instruksen. Hvis en medarbejder skriver under på et dokument på et sprog, han ikke forstår, er underskriften ikke meget værd.

Excel og lister

Mange virksomheder bruger Excel-ark til at holde styr på hvem, der er instrueret i hvad. Det er et skridt op fra papir, fordi det giver et samlet overblik. Men Excel-ark har en tendens til at leve deres eget liv: der opstår flere versioner, ingen ved hvilken, der er den nyeste, og det kræver at nogen manuelt opdaterer arket hver gang en instruktion er givet.

For en virksomhed med 5 medarbejdere kan det fungere fint. For en virksomhed med 50 medarbejdere, skiftende pladser og nye folk der starter løbende, bliver det hurtigt uoverskueligt.

Digitale løsninger

En digital løsning samler instruktion og dokumentation ét sted. Medarbejderen modtager instruksen, for eksempel som en kort video, bekræfter at den er set og forstået, og dokumentationen logges automatisk med navn, dato og emne. Det giver et løbende overblik over hvem, der har gennemført hvad, og hvem der mangler.

Fordelen er, at dokumentationen sker i samme øjeblik som instruktionen, uden at nogen skal huske at skrive det ind i et ark bagefter. Ulempen er, at det kræver at virksomheden investerer i et system og sørger for at medarbejderne bruger det.

De hyppigste udfordringer med dokumentation

Instruksen gives, men skrives ikke ned

Det er den mest udbredte udfordring. Formanden tager den nye med rundt, viser ham pladsen, forklarer reglerne. God instruktion. Men der er ingen dokumentation for at det skete. To uger senere kan hverken formanden eller medarbejderen huske præcis hvad, der blev gennemgået.

Løsningen er at bygge dokumentationen ind i selve instruktionsprocessen. Hvis dokumentationen sker automatisk i det øjeblik instruksen gives, slipper I for at huske det bagefter.

Dokumentationen er spredt ud over mange steder

Underskrevne papirer i en mappe på kontoret. Et Excel-ark på formandens computer. En mail med sikkerhedsprocedure. Når dokumentationen er spredt, er det næsten umuligt at danne sig et samlet billede af, om alle medarbejdere er instrueret i det, de skal være.

Saml dokumentationen ét sted. Uanset om det er en mappe, et drev eller et digitalt system, er det vigtigste at I har ét sted hvor I kan slå op og se status.

Nye medarbejdere falder igennem

Når en ny medarbejder starter, er der typisk mange ting, der skal falde på plads. Dokumentation af instruktion ryger nemt ned på prioriteringslisten, fordi der er travlt og fordi man tænker "vi tager det i morgen". Men i morgen er der også travlt, og pludselig har medarbejderen været der i tre uger uden at nogen har sikret at den grundlæggende instruktion er givet og dokumenteret.

En fast onboarding-rutine, hvor instruktionspunkterne er defineret på forhånd, gør det nemmere at sikre at nye medarbejdere får det hele med fra starten.

Sprogbarrierer gør det svært

Mange virksomheder har medarbejdere, der ikke taler dansk. Instruktionen skal gives på en måde medarbejderen kan forstå, og dokumentationen skal afspejle at det faktisk er sket. En underskrift på et dansk dokument er ikke i sig selv bevis for at medarbejderen har forstået indholdet.

Visuel instruktion, for eksempel via video, kan løse en stor del af sprogproblemet. Når medarbejderen kan se hvad, der menes i stedet for kun at høre det, er sandsynligheden for at budskabet når frem meget større.

Dokumentation i brancher med skiftende arbejdspladser

For virksomheder inden for byggeri og anlæg, landbrug, lager, transport og produktion er dokumentation af instruktion en særlig udfordring. Arbejdspladserne skifter, mandskabet roterer, og forholdene er sjældent de samme to uger i træk.

På en byggeplads kan der være medarbejdere fra flere forskellige virksomheder, med forskellig baggrund og forskellige sprog. Når en ny person starter på pladsen, skal vedkommende instrueres i de specifikke forhold der gælder netop der: adgangsveje, sikkerhedszoner, brug af udstyr, og hvem der er ansvarlig for hvad.

Den instruktion kan ikke gives én gang og så gælde for evigt. Forholdene ændrer sig fra plads til plads, og instruktionen skal følge med. Det stiller krav til et system, der er fleksibelt nok til at håndtere skiftende pladser og nyt mandskab, og som kan dokumentere instruktionen løbende uden at det kræver timer af administration.

Mange virksomheder i disse brancher oplever at de faktisk instruerer godt i praksis, men at de ikke kan dokumentere det. Formanden ved hvad han har fortalt folk. Men han har ikke skrevet det ned, og han kan ikke vise det til nogen bagefter. Det er et problem, fordi det skaber et gab mellem det virksomheden rent faktisk gør, og det den kan bevise.

Sådan kommer I i gang

Hvis I ikke har et system til at dokumentere instruktion i dag, behøver I ikke starte med det hele på én gang. Her er en enkel tilgang:

Start med det vigtigste. Identificer de instrukser, der er mest kritiske for jeres virksomhed. Det kan være sikkerhedsprocedurer, brug af udstyr, eller særlige risici i jeres branche. Sørg for at de er dokumenteret først.

Lav en fast rutine for nye medarbejdere. Definer hvilke instrukser alle nye medarbejdere skal igennem, og sørg for at processen er den samme hver gang. Det gør det nemmere at sikre at ingen falder igennem.

Saml dokumentationen ét sted. Uanset om I bruger papir, Excel eller et digitalt system, er det vigtigste at I har ét sted hvor I kan se, hvem der er instrueret i hvad.

Gør det nemt for medarbejderne. Jo nemmere det er for medarbejderne at modtage og kvittere for instruktion, jo større er sandsynligheden for at det faktisk sker. Hvis processen kræver at medarbejderen sætter sig ved en computer og udfylder et langt skema, er der mange der aldrig når det.

Ofte stillede spørgsmål

Læs mere

Læs om hvad en APV skal indeholde: Hvad skal en APV indeholde?

Læs om instruktion af udenlandske medarbejdere: Onboarding af udenlandsk arbejdskraft

Denne artikel er kun til informationsformål og udgør ikke juridisk rådgivning. Kontakt altid en rådgiver eller relevante myndigheder for vejledning om jeres specifikke situation.