Onboarding af udenlandsk arbejdskraft – hvad kræver det?
Polske tømrere, rumænske murere, ukrainske anlægsgartnere. Udenlandsk arbejdskraft er en fast del af hverdagen på mange danske byggepladser og anlægsprojekter. Men instruktionspligten gælder uanset nationalitet, og uanset om medarbejderen taler dansk.
Kort svar: Arbejdsgiveren skal sørge for, at medarbejdere får instruktion i arbejdet på en måde, de kan forstå. Det kan for eksempel ske gennem visuel instruktion, oversatte materialer, video eller mundtlig gennemgang.
Hvad siger loven om instruktion af udenlandske medarbejdere?
Arbejdsmiljøloven stiller krav om at arbejdsgiveren sikrer, at alle medarbejdere er instrueret i de risici, der er forbundet med deres arbejde.
Alle medarbejdere skal instrueres i de ulykkes- og sygdomsfarer der er forbundet med deres arbejde, og i hvordan de udfører arbejdet på en sikker måde. Det gælder fra dag ét. Loven sondrer ikke mellem dansktalende og ikke-dansktalende. Den sondrer ikke mellem fastansatte og vikarer.
Det betyder i praksis, at du som arbejdsgiver eller arbejdsleder har et selvstændigt ansvar for at sikre at alle, der arbejder under dine instrukser, forstår de sikkerhedsmæssige krav. Hvis en polsk håndværker ikke forstår en mundtlig instruktion på dansk, er instruksen ikke givet korrekt.
Vikarer og kortvarige ansættelser
En vikar starter mandag morgen. Der er travlt. Formanden viser ham hurtigt rundt og siger “du ved nok hvad du laver”. Problemet er, at ingen har sikret at vikaren faktisk har fået en instruktion i de specifikke risici på netop den plads og at det sandsynliggøres efterfølgende.
Sproget er det praktiske problem
Den hyppigste udfordring er ikke ond vilje. De fleste arbejdsgivere vil gerne instruere ordentligt. Udfordringen er sproget. Hvordan instruerer du effektivt en medarbejder, der taler polsk, rumænsk, ukrainsk eller litauisk?
Der er grundlæggende tre måder at håndtere det på:
Tolk eller tosprogede kolleger
Den traditionelle løsning er at bruge en kollega, der taler begge sprog som tolk. Det fungerer i mange tilfælde, men det har sine begrænsninger. Tolken skal selv forstå indholdet korrekt for at oversætte det korrekt. Nuancer og tekniske detaljer går let tabt. Og du har stadig udfordringen med at kunne sandsynliggøre hvad der blev sagt: hvem var tolk, hvad blev gennemgået, hvornår skete det, og hvem var til stede?
Skriftlige materialer på flere sprog
Mange virksomheder oversætter deres sikkerhedsprocedurer til relevante sprog. Det er et skridt i den rigtige retning, men skriftlige dokumenter fungerer dårligt som instruktion hvis medarbejderen ikke er stærk læser på sit eget sprog, eller hvis indholdet er komplekst. Og igen: kan du sandsynliggøre at vedkommende faktisk har læst og forstået det?
Videoinstruktion med visuel formidling
Video har en klar fordel i flersprogede miljøer: meget kan formidles visuelt uden at sproget er en barriere. En video der viser korrekt brug af en stige, korrekt løfteteknik eller korrekte adgangsveje på en plads, kommunikerer effektivt uanset modersmål. Kombineret med instruktionsvideoer på medarbejderens eget sprog og en digital kvittering for at medarbejderen har set og forstået indholdet via en quiz, løser det både sprog- og dokumentationsudfordringen på én gang.
Vil du se hvordan VideoVicer løser sprogsproblemet?
VideoVicer gør det nemt at instruere medarbejdere med korte instruktionsvideoer på mange forskellige sprog. Alle medarbejdere bekræfter at de har set og forstået instruksen, og du har dokumentationen klar.
Hvad skal en god onboarding af udenlandsk arbejdskraft indeholde?
En god onboarding af udenlandsk arbejdskraft skal dække disse punkter. Det er ikke en udtømmende liste, men det er et godt fundamentet.
Krav til personlige værnemidler
Hvilke værnemidler er påkrævet, hvornår og hvordan bruges de korrekt? Det er ikke nok at udlevere en hjelm. Medarbejderen skal instrueres i hvornår den skal bæres og hvad konsekvensen er ved at lade være.
Mundtlig instruktion er lovlig, men svær at bevise
Det er ikke ulovligt at instruere mundtligt. Men uden nogen form for dokumentation er det reelt dit ord mod en tom journal. En dato, et navn og en kvittering gør det muligt at sandsynliggøre at instruksen faktisk blev givet.
Hvad er konsekvensen hvis det ikke er i orden?
Arbejdstilsynet kan ved et tilsyn kræve at se at der er givet instruktion til alle medarbejdere på pladsen, uanset nationalitet. Kan du ikke fremvise dokumentation eller på anden måde sandsynliggøre at instruksen er givet, kan det resultere i et påbud og i visse tilfælde en straffesag uden forudgående påbud.
Sker der en ulykke med en udenlandsk medarbejder, der ikke kan dokumentere at have modtaget korrekt instruktion, kan konsekvenserne være alvorlige.
Ofte stillede spørgsmål
Gælder instruktionspligten også for selvstændige underentreprenører?
Hvad hvis medarbejderen ikke taler noget af de store europæiske sprog?
Skal instruksen gentages hvis medarbejderen skifter til en ny opgave?
Ja. Hvis en medarbejder skifter fra murerarbejde til at assistere ved kranarbejde, skal der gives ny instruktion i de risici, der er knyttet til den nye opgave. Arbejdstilsynets vejledning præciserer, at instruktion skal gentages når det er relevant for eksempel ved ændringer på arbejdspladsen og i arbejdsopgaverne.
Kan Arbejdstilsynet kræve skriftlig dokumentation?
Gør sproget til en styrke, ikke en risiko
Udenlandsk arbejdskraft er en ressource. Men kun hvis onboardingen er i orden. VideoVicer hjælper dig med at instruere alle medarbejdere effektivt på tværs af sprog, og dokumentere at instruksen er givet og forstået, så du er dækket ind.
Denne artikel er kun til informationsformål og udgør ikke juridisk rådgivning. Kontakt altid en rådgiver eller relevante myndigheder for vejledning om jeres specifikke situation.
Gør sproget til en styrke, ikke en risiko
Udenlandsk arbejdskraft er en ressource. Men kun hvis onboardingen er i orden. VideoVicer hjælper dig med at instruere alle medarbejdere effektivt på tværs af sprog, og dokumentere at instruksen er givet og forstået, så du er dækket næste gang Arbejdstilsynet kommer forbi.